Du bist Deiner Idee gefolgt und hast Dich selbstständig gemacht. Obwohl viele gesagt haben, das heißt ja auch selbst und ständig. Aber das hat Dich nicht von Deinem Weg abgebracht. Du hast Dein eigenes Unternehmen gegründet und es macht Dir Spaß, selbstständig zu arbeiten. Doch Du hast einfach viel zu viel zu tun. Zu viele Aufgaben, zu viele Ideen und zu viele Projekte, alle wollen gleichzeitig Deine Aufmerksamkeit. Hinzu kommen Telefonate, Emails, Kundenprojekte, Selbstmarketing, Netzwerktreffen und so weiter.

Die ganzen Aufgaben führen dazu, dass Du keine Zeit mehr hast etwas in Ruhe zu überlegen oder fertig zu machen. Du reagierst, anstelle zu agieren. Es fällt Dir schwer, Dich auf eine Sache zu fokussieren und Du arbeitest hart, kommst aber nicht voran. Du fühlst Dich fremdbestimmt und kannst nicht mehr richtig effektiv arbeiten. Mit anderen Worten:

„Und gäbe es die letzte Minute nicht,
würde das Projekt niemals fertig werden.“

Mark Twain

 

Wenn es Dir so oder so ähnlich geht, dann kann Dir Zeit- und Selbstmanagement helfen, Dich besser zu fokussieren und zu organisieren. In diesem Artikel habe ich für Dich 10 Tipps zusammengefasst, die Dir garantiert helfen, fokussierter zu arbeiten.

#1 Setze Deine Ziele in den Fokus

Welche Ziele möchtest Du mit Deinem Unternehmen erreichen? Diese Frage ist wichtig für Dich, damit Du weißt, worauf Du den Fokus bei Deiner Arbeit legen musst. Ich zum Beispiel habe langfristige Ziele und Jahresziele für mich definiert. Diese habe ich nach der SMART Formel verschriftlicht.

Die SMART Formel ist ein Akronym für folgende Begriffe:

Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert

Ein Beispiel:
„Ich möchte innerhalb diesen Jahres (T, R, M) den Online-Kurs XY erstellen (S) und damit 20.000 € (M, A) Umsatz generieren.“

Du hast nun mehrere solcher Ziele für Dich definiert. Damit Du Dich darauf fokussieren kannst, wählst Du ein Hauptziel aus. Darauf richtest Du Deine Aufmerksamkeit und Aktivitäten aus.

#2 Plane Deinen Tag

Damit Du eine Übersicht bekommst, welche Aufgaben anfallen und erledigt werden müssen, erstelle eine To-do-Liste mit allen Aktivitäten für Deinen Tag.

Entwickle für Dich einen passenden Tagesablauf.
Ich überlege mir am Vorabend grob, was ich am nächsten Tag vorhabe.

Du kannst einen kleinen psychologischen Trick anwenden. Abends vor dem Schlafengehen sagst Du Dir, dass Du morgen eine bestimmte Aufgabe erledigen möchtest, zum Beispiel einen Blogartikel verfassen. So sendest Du das Vorhaben an Dein Unterbewusstsein und dieses wird Dich bei der Erledigung dieser Aufgabe unterstützen.

 

#3 Erstelle Aufgabenpaket

Überlege Dir, welche Aufgaben es in Deinem Unternehmen gibt und wie sie sich bündeln oder zusammenfassen lassen. Ein Beispiel von mir: Ich schreibe meine Rechnungen meist gebündelt am Anfang oder in der Mitte des Monats, die Contentproduktion und meine Social Media Aktivitäten erledige ich ebenfalls in entsprechenden Zeitfenstern.

Unterteile Deine Projekte in kleine Aufgabenpakete. So hast Du öfter Erfolgserlebnisse und bleibst motiviert.

Unser Gehirn mag Erfolgserlebnisse. Durch Erfolge verändert sich die Biochemie im Gehirn. Dies mache uns klüger und führe zum Gewinner-Effekt, so beschreibt es der Gehirnforscher Ian Robertson. Dieser Gewinner-Effekt besagt, dass durch Erfolgserlebnisse positive Gefühle entstehen und man dadurch nach weiterem Erfolg strebt.

#4 Priorisiere Deine Aufgaben

Nicht alles ist gleich wichtig. Kläre ab und bewerte, was bis wann erledigt werden muss. Die Eisenhauer-Methode hilft Dir, die einzelnen Aufgaben zu priorisieren. Hierbei entscheidest Du anhand folgender Matrix, was mit den Aufgaben zu tun ist.

 

#5 Erschaffe eine gute Arbeitsstruktur

Definiere Ablageregeln und schaffe klare Zuständigkeiten, wenn Du im Team arbeitest. Überlege Dir, ob Du immer telefonisch oder per E-Mail erreichbar sein musst. Wenn nicht, dann definiere konkrete Sprech- oder E-Mail-Zeiten. Du kannst Deine Sprechzeiten auf Deiner Website veröffentlichen oder auf dem Anrufbeantworter und in Deiner E-Mail-Signatur kommunizieren. So ist klar, wann Du erreichbar bist, und es erwartet nicht jeder unmittelbar eine Antwort. Gleichzeitig schaffst Du es, Dich in dieser Zeit auf Deinen eigenen Plan zu fokussieren.

#6 Finde Deinen effektiven Arbeitsrhythmus

Nutze den ultradianen Rhythmus. Die Leistungsfähigkeit bei Menschen spielen sich in Zyklen von 90 bis 120 Minuten ab. Am Anfang dieser Zyklen können wir uns sehr gut konzentrieren und unser Energie-Level ist hoch. Im Verlauf des Zyklus jedoch nimmt die Konzentration ab und wir werden weniger effektiv. Finde heraus, was Deine produktivsten Stunden sind, indem Du Dein eigenes Verhalten notierst und bewertest, zum Beispiel mit diesem kostenlosen Plan von Evernote.

Plane kleine und große Pausen zu den Zeiten ein, in denen Dein Energie-Level niedrig ist, zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik. Dies ist eine Methode aus dem Zeitmanagement. Hierbei werden die Arbeitszeiten in 25-Minuten-Phasen (Pomodori) unterteilt, auf die jeweils eine kurze Pause von 5 Minuten folgt. Alle 4 Pomodori folgt eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten.

Hierfür kannst Du zum Beispiel diese Apps nutzen:

• Pomotodo
• Be Focused (nur Mac)
• Tomato-Timer als Online-Tool

Neben dem fokussierten Arbeiten plane ich auch meinen Feierabend ein. Das hilft mir dabei, zu entsprechender Zeit den Schreibtisch zu verlassen, um auch in dieser Hinsicht eine gute Work-Life-Balance zu erreichen.

#7 Verringere Deine Ablenkung

Der Schreibtisch ist voll mit Notizzetteln, Stiften, Büchern, Tassen und Gläsern. Es sieht chaotisch aus, aber Du weißt, wo Du was findest. Das ist gut, jedoch nicht, wenn Du Dich fokussieren möchtest. Ein aufgeräumter Schreibtisch, auf dem nur die Dinge für die aktuellen Projekte stehen, hilft Dir Dich besser darauf zu konzentrieren. Schalte das Radio oder andere Störquellen aus. Regle das Telefon und das Handy auf lautlos, wenn Du Telefon- und Sprechzeiten eingerichtet hast. Definiere konkrete Email-Zeiten, so besteht nicht die Gefahr, dass Dein Tag fremdbestimmt abläuft.

Soziale Medien sind das perfekte Mittel der Ablenkung. Nur mal eben auf Facebook oder Instagram schauen, nur mal eben eine Nachricht schreiben – da ist schnell eine ganze Stunde weg ohne es zu merken. Deshalb definiere für Dich konkrete Zeiten für Deine Mediennutzung. Und halte außerhalb dieser Zeiten das E-Mail-Programm und den Internet-Browser geschlossen, es sei denn, Du benötigst diese Medien für Deine aktuelle Aufgabe.

Wenn Deine Gedanken um andere Dinge kreisen als um die Aufgabe, die Du gerade erledigen möchtest, dann schreib Deine Gedanken auf einen separaten Zettel. Dadurch wird Dein Kopf wieder frei und Du kannst Dich wieder besser auf Deine eigentliche Aufgabe konzentrieren.

#8 Verändere Dein Mindset

Auch Dein Mindset spielt eine Rolle, wenn Du fokussiert arbeiten möchtest. Nimm eine positive Haltung zu Deiner Arbeit ein. Richte Deine Aufmerksamkeit auf das Hier und Jetzt. Lass Dich nicht von dem, was gestern war oder morgen sein wird, ablenken. Das ist nicht immer leicht, denn manches Mal muss man sich über andere Menschen oder Dinge, die nicht ideal gelaufen sind, aufregen. Doch das bringt Dich nicht weiter, ganz im Gegenteil: Es blockiert Dich. Versuch Dich davon zu lösen. Lass Dich nicht von negativen Gefühlen und Stimmungen leiten, sondern fokussiere Dich auf die positiven Dinge.

Nach dem Pareto-Prinzip stellst Du 80% Deines Ertrags in 20% Deiner Zeit her, die anderen 80% Deiner Zeit verbringst Du damit die letzten 20% herauszuholen, um auf 100% Ergebnis zu kommen. Es handelt sich hierbei um eine grobe Annahme, die aber auf eine Vielzahl von Verteilungen zutrifft. Daraus kannst Du die Frage ableiten: Wie perfekt muss Dein Ergebnis tatsächlich sein? Manchmal muss man den Perfektionismus etwas reduzieren, um effizienter zu werden. Natürlich heißt das nicht, dass Du keine Qualitätsstandards mehr haben solltest. Nein, es geht vielmehr darum, Entwicklungszeiten zu verkürzen und etwas schnell an den Start zu bringen, anstatt endlos zu entwickeln und zu perfektionieren und nicht fertig zu werden.

#9 Steigere Deine Produktivität

Du möchtest fokussiert arbeiten, weil Du dadurch produktiver wirst. Dabei helfen Dir Workflows und Arbeitsroutinen. Wenn Du einen bestimmten Workflow definiert hast, z.B. für die Angebotserstellung oder das Schreiben eines Blogartikels, dann dient Dir diese Vorlage als Blaupause und Du kannst sie für Deine weiteren Tätigkeiten als Struktur verwenden.

Kennst Du das? Du willst seit Ewigkeiten eine bestimmte Aufgabe erledigen und je länger Du wartest, desto unbezwingbarer fühlt sich die Aufgabe an. Bei mir ist es beispielsweise das Thema Akquise. Ich möchte die Telefon-Akquise seit Beginn meiner Selbstständigkeit angehen und ich habe es immer noch nicht getan.

Im Zeitmanagement hat sich die Methode Eat the frog first in the morning etabliert. Nach dieser Methode soll man seine unbeliebten Aufgaben nicht auf die lange Bank schieben, sondern als erstes am Morgen machen, dann hat man diese hinter sich.

Wenn Du zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigst, kannst Du Dich auf keine richtig konzentrieren, zudem kannst Du nicht alle Facetten bedenken. Deshalb bist Du viel effektiver, wenn Du Dich auf nur eine Aufgabe konzentrierst. Um diese Fokussierung, oder auch Achtsamkeit auf eine Sache, zu trainieren ist Meditation eine hilfreiche Methode.

Ich nutze hierzu die App Headspace. Hier sind die geführten Meditationen englischsprachig. Es gibt auch deutsche Anbieter, wie zum Beispiel 7 Mind.

Du hast Deine Aufgaben für den Tag geplant, dann halte an Deinem Plan fest.

Wenn Du dir im Vorhinein Deadlines für jede Aufgabe setzt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Du diese Aufgabe auch tatsächlich in dieser Zeit erledigst. Ich komme mit dieser Technik sehr gut klar und kann meine Produktivität dadurch richtig steigern.

Weißes Rauschen, zum Beispiel mit der App noisily, kann Deine Produktivität nochmals steigern.

#10 Nutze Zeitmanagement-Tools

Es gibt jede Menge digitale Tools, die Dich bei Deinem Zeitmanagement unterstützen.

Hier gibt es zum Beispiel einfache Projektmanagement-Tools wie Kanbanery oder Trello. Die  Anwendungen sind übersichtlich gestaltet und es lassen sich verschiedene Spalten anlegen, um die Arbeit zu organisieren. Eine gute Methode bietet die Unterteilung in geplant, in Arbeit und fertig. Du kannst die Spalten auch anders anlegen oder umbenennen.

Wenn Du Notizen und Links abspeichern und mit verschiedenen Mediendateien und -formaten zusammen in Ordnern sortieren möchtest, dann ist das Tool Evernote interessant für Dich.

Die App Wunderlist bietet Dir eine digitale To-do-Liste, auf der Du Deine Aufgaben und Ideen sammeln und abhaken kannst.

Hier habe ich nochmal alle Tools aus diesem Artikel zusammengefasst:

Projektmanagement und Aufgabenverwaltung

Kanbanery
 Trello
 Evernote
 Wunderlist

Arbeitsrhythmus

 Pomotodo
 Be Focused (nur Mac)
 Tomato-Timer

Fokus und Aufmerksamkeit

 Headspace
 7 Mind
 Noisily

Fazit

Ich kann nachvollziehen, dass manche Menschen einfach den zeitlichen Druck brauchen, um ins Tun zu kommen. Jedoch ständig unter diesem zeitlichen Druck der letzten Minute zu arbeiten, ist auf Dauer einfach zu anstrengend. Trotz aller Methoden und Tipps zum Thema Zeit- und Selbstmanagement ist sicherlich nicht immer alles konsequent durchzuhalten. Auch bei mir gibt es Tage, die anders verlaufen als geplant. Dennoch, mit diesen Methoden schaffe ich es, effektiver zu sein, mich auf meine Ziele und Ergebnisse zu fokussieren und – ganz wichtig – regelmäßig Pausen zu machen.

Ich hoffe, dass Dich dieser Artikel inspiriert hat und Dir vor allem weiterhilft. Wenn Du noch weitere Methoden kennst, die Du ergänzen möchtest, freue ich mich von Dir in den Kommentaren zu lesen.

Herzliche Grüße,
Deine Simone

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